Para clínica
Atendimento de clínica no WhatsApp: roteiro da recepção com vários profissionais
O roteiro da recepção com vários profissionais no mesmo número, do convênio ao retorno.
Um bom atendimento de clínica no WhatsApp tem 5 etapas: identificar a especialidade e o convênio, oferecer horário com o profissional certo, coletar os dados e mandar o preparo, confirmar na véspera e acompanhar o retorno. O desafio da clínica não é escrever bem; é manter várias recepcionistas, vários profissionais e dezenas de conversas por dia no mesmo número sem perder ninguém. A seguir, o roteiro e os erros que mais travam a recepção.
Cinco etapas, da especialidade ao retorno.
especialidade e convênio
Antes de falar de horário, saiba duas coisas: com quem o paciente quer consultar e como vai pagar. Isso define a agenda que a recepção vai abrir e evita marcar alguém num profissional que não atende aquele plano.
Primeira resposta da recepção
Oi, [nome]! Aqui é a [recepcionista], da [clínica]. Para eu te ajudar: qual especialidade você procura e vai ser pelo convênio (qual?) ou particular?
horário com o profissional certo
Ofereça 2 ou 3 opções concretas, com o nome do profissional. Se a agenda do preferido está cheia, ofereça outro da mesma especialidade e a lista de espera ao mesmo tempo.
Opções de horário
Com [profissional] tenho [dia] às [horário]. Com [outro profissional], da mesma especialidade, tenho amanhã às [horário]. Também posso te colocar na lista de espera de [profissional]. O que prefere?
dados, documentos e preparo
Peça todos os dados numa mensagem só e, logo depois, mande o que levar e o preparo, se for exame. Esse é o ponto onde a Sequência economiza mais tempo.
Agendamento confirmado
Agendado, [nome]! [especialidade] com [profissional] [dia], [data] às [horário] [endereço] Traga documento com foto, carteirinha e pedido médico, se tiver. Chegue 15 minutos antes.
confirmação na véspera
Na clínica, o índice de falta pode chegar a 20% sem confirmação. A mensagem da véspera pedindo resposta libera os horários de quem não vai a tempo de chamar a lista de espera.
Confirmação
Oi, [nome]! Confirmando sua consulta amanhã às [horário] com [profissional]. Responda 1 para confirmar ou 2 para remarcar.
retorno e resultado
Depois da consulta, o paciente costuma sair com pedido de exames. Ofereça fazer na própria clínica, avise quando o resultado sair e marque o retorno dentro do prazo incluído.
Resultado disponível
Oi, [nome]! O resultado do seu exame já está disponível no portal [link] (protocolo [número]). Quer que eu marque o retorno com [profissional] para mostrar?
Dividindo o WhatsApp entre as recepcionistas
- Um dono por conversa.Quem respondeu primeiro segue até o agendamento; anote o nome na ficha do contato.
- Assinatura no início."Aqui é a Júlia" deixa claro para o paciente e para a equipe quem está atendendo.
- Mesmas respostas em todas as estações.Faça o backup das respostas e importe em cada computador sempre que atualizar.
- Avisar atendente nos fluxos.Quando o paciente escolhe "Agendar" no menu, o fluxo avisa a recepção e pausa, para ninguém responder em cima do robô.
Os erros que mais travam a recepção
- Cada recepcionista responder de um jeito.O paciente recebe valores ou regras diferentes e perde a confiança.
- Conversa sem dono.Duas pessoas respondem o mesmo paciente, ou nenhuma responde.
- Marcar sem conferir a cobertura.O paciente chega e descobre que o plano não cobre aquela especialidade.
- Não confirmar na véspera.Os horários vazios poderiam ter ido para a lista de espera.
- Deixar o pedido de exame sem continuidade.O paciente faz o exame em outro lugar e não volta.
- Usar o celular pessoal da recepcionista.Quando ela sai, o histórico da clínica vai junto.
Como a Manylead ajuda nesse roteiro
A Manylead coloca as respostas da clínica ao lado da conversa no WhatsApp Web, iguais para todas as estações da recepção: especialidades, convênios, dados para agendar, preparo de exames. A Sequência manda confirmação, endereço e preparo em 1 clique. O Agendar mensagem deixa a confirmação da véspera programada.
No CRM, cada paciente vira um card que anda entre as etapas, e as etiquetas (Pro) separam por especialidade ou convênio. A licença é por número e funciona em até 4 computadores, com o número oficial da clínica, não o celular de ninguém.
O roteiro inteiro ao lado da conversa
Respostas, confirmação e preparo da clínica no WhatsApp Web, em 1 clique, para toda a recepção.
Instalar extensãoGrátis pra começar. Funciona no WhatsApp Web, no número que você já usa.
Perguntas frequentes
Várias recepcionistas podem atender o mesmo WhatsApp?
Sim, pelo WhatsApp Web em até 4 computadores com a mesma licença da Manylead. Combine quem responde cada conversa para não haver resposta dupla.
Como reduzir falta na clínica?
Confirmação na véspera pedindo resposta e lista de espera para preencher os horários liberados.
A Manylead lê as conversas com os pacientes?
Não. A Manylead não lê nem guarda as conversas. As respostas e o CRM ficam salvos no navegador.
Funciona no WhatsApp Business da clínica?
Sim, no WhatsApp comum e no Business, pelo WhatsApp Web.