Para clínica
Follow-up para clínica no WhatsApp: prazos e modelos para a recepção
Quem não confirmou, quem faltou, quem precisa voltar com exames e quem espera vaga.
O follow-up que mais enche a agenda de uma clínica acontece em 4 situações: 1 dia depois de quem pediu horário e não confirmou, no mesmo dia de quem faltou, quando o paciente precisa voltar com exames e quando abre vaga para quem está na lista de espera. Numa clínica com vários profissionais, ninguém lembra de chamar todo mundo, e cada horário vazio é uma consulta perdida. Nesta página estão os prazos, as mensagens e como a recepção deixa isso rodando.
Cada horário vazio tem um paciente esperando a mensagem certa.
Pediu horário e não confirmou
Prazo: 1 dia depois; segundo toque em 3 a 4 dias.
1 dia depois
Oi, [nome]! Ainda tenho aquele horário com [profissional] em [dia] às [horário]. Quer que eu reserve? Se preferir outro dia, me diga o melhor período.
3 a 4 dias depois
[nome], só para não deixar sua consulta de [especialidade] para depois: a agenda de [profissional] costuma lotar em [x] dias. Se quiser, já garanto um horário para você.
Faltou à consulta ou ao exame
Mensagem no mesmo dia, sem tom de bronca, oferecendo remarcar. No convênio, explique se a guia continua válida.
No mesmo dia
Oi, [nome]! Sentimos sua falta hoje às [horário] com [profissional]. Aconteceu alguma coisa? Podemos remarcar: tenho [dia] às [horário]. A autorização do convênio vale até [data].
Retorno com exames
O paciente saiu da consulta com pedido de exames e precisa voltar para mostrar. Se o retorno está incluído no valor, ele tem prazo (geralmente 30 dias). Lembre perto do prazo.
Retorno vencendo
Oi, [nome]! Seu retorno com [profissional] para mostrar os exames está incluído até [data]. Já fez os exames? Tenho [dia] às [horário] e [dia] às [horário].
Exames ainda não feitos
[nome], se ainda não fez os exames pedidos pelo(a) [profissional], podemos agendar aqui mesmo na clínica: [exames]. Assim o resultado chega direto para o retorno.
Lista de espera e acompanhamento
Abriu vaga
Oi, [nome]! Abriu um horário com [profissional] amanhã, [data], às [horário]. Você estava na lista de espera. Quer ficar com ele? Seguro por 1 hora.
Consulta anual
Oi, [nome]! Já faz 1 ano da sua consulta com [profissional]. Que tal agendar o acompanhamento anual? A agenda de [mês] está aberta.
Onde a clínica perde paciente
O paciente pergunta o horário, a recepção responde, e a conversa para. Ou ele faz a consulta, sai com pedido de exames e nunca marca o retorno. Ou falta e ninguém remarca. São três vazamentos diferentes, e cada um pede uma mensagem e um prazo.
Como deixar o follow-up rodando na Manylead
O lembrete para quem não confirmou se monta em Fluxos, com o bloco "Esperar resposta": a mensagem sai, o fluxo espera 1 dia e, sem resposta, manda a próxima. Respondeu antes? O fluxo para e a recepção assume. No Grátis dá para ter 1 fluxo ligado.
O retorno com exames e a consulta anual ficam no Agendar mensagem, programados na conversa do paciente no dia da consulta. A lista de espera funciona bem como etapa do CRM: quando abre vaga, a recepção abre a etapa e chama o primeiro da fila. Tudo sai com o WhatsApp Web aberto no computador.
Quem faz o follow-up numa recepção com várias pessoas
Quando três recepcionistas atendem o mesmo número, o follow-up some porque cada uma acha que a outra mandou. Defina um dono por etapa: uma pessoa cuida de "Novo contato" e das confirmações, outra cuida de retornos e lista de espera. Com os fluxos ligados, o primeiro lembrete sai no prazo sem depender de ninguém, e a recepção só entra quando o paciente responde.
No fim do dia, a responsável abre o CRM e confere: quem respondeu e ainda está sem horário, quem faltou hoje e ainda não recebeu proposta de remarcação, quem tem retorno vencendo na semana.
Limites
- Dois toques no máximo para quem não confirmou.Depois disso, a pessoa já sabe que tem horário.
- Nunca cite diagnóstico ou exame sensível na mensagem.A notificação aparece na tela do celular.
- Lista de espera é por ordem.Chame um por vez e respeite o prazo que você deu.
Nenhum horário vazio por esquecimento
Monte o follow-up uma vez na Manylead e a recepção para de depender da memória.
Instalar extensãoGrátis pra começar. Funciona no WhatsApp Web, no número que você já usa.
Perguntas frequentes
Quanto tempo esperar para chamar quem pediu horário?
Um dia. Agenda de clínica muda rápido, e o horário oferecido pode sumir.
Como lembrar do retorno com exames?
Agende a mensagem no dia da consulta, para alguns dias antes do prazo do retorno incluído.
O follow-up sai com o computador desligado?
Não. A Manylead funciona no WhatsApp Web, então os envios saem com o navegador aberto e o WhatsApp Web conectado.
Fluxo ou Sequência?
Sequência manda várias mensagens seguidas de uma vez. Para esperar e só mandar se o paciente não respondeu, use Fluxos com "Esperar resposta".