Para clínica
CRM para clínica no WhatsApp: as etapas da recepção e o que fazer em cada uma
Do primeiro contato ao acompanhamento, com a lista de espera à mão quando um horário vaga.
Um CRM para clínica no WhatsApp organiza os pacientes em 6 etapas: novo contato, agendado, atendido com exames pedidos, aguardando retorno, lista de espera e acompanhamento. Com várias recepcionistas no mesmo número, o quadro é o que mostra quem está esperando resposta, quem precisa de confirmação e quem pode ocupar o horário que acabou de vagar. A seguir, cada etapa e o que fazer nela.
Seis etapas e o que a recepção faz em cada uma.
Novo contato
Quem perguntou especialidade, convênio ou valor e ainda não marcou. Ação: responder com opções de horário; lembrete em 1 dia. Etiquete pela especialidade (Pro) para a recepção saber qual agenda abrir.
Horário oferecido
Oi, [nome]! Ainda tenho [dia] às [horário] com [profissional]. Quer que eu reserve?
Agendado
Ação: mandar documentos e preparo, programar a confirmação de véspera. Na ficha, anote profissional, data e convênio. Remarcou ou faltou? Volte o card para "Novo contato".
Confirmação
Oi, [nome]! Consulta amanhã às [horário] com [profissional]. Responda 1 para confirmar ou 2 para remarcar.
Atendido com exames pedidos
Saiu da consulta com pedido de exames. Ação: oferecer fazer os exames na clínica e mandar o preparo. É a etapa que mais traz receita adicional.
Exames na clínica
[nome], os exames pedidos pelo(a) [profissional] podem ser feitos aqui: [exames]. Quer agendar? Te mando o preparo.
Aguardando retorno
Exames feitos, falta voltar ao profissional. Ação: avisar quando o resultado sair e marcar o retorno dentro do prazo incluído. Crie a tarefa com a data limite.
Retorno
Oi, [nome]! Seu resultado saiu. O retorno com [profissional] está incluído até [data]. Tenho [dia] às [horário].
Lista de espera
Quer um profissional com agenda cheia. Ação: quando um horário vaga (falta, desmarcação), abra a etapa e chame o primeiro. Anote na ficha o período preferido.
Abriu vaga
Oi, [nome]! Abriu horário com [profissional] amanhã às [horário]. Quer ficar com ele? Seguro por 1 hora.
Acompanhamento
Pacientes que precisam voltar periodicamente: check-up anual, crônicos, pós-operatório. Ação: mensagem agendada na data do próximo acompanhamento.
Acompanhamento anual
Oi, [nome]! Já faz 1 ano da sua consulta com [profissional]. Vamos agendar o acompanhamento?
Como montar esse quadro na Manylead
O CRM da Manylead fica ao lado da conversa no WhatsApp Web: cada paciente vira um card que a recepção arrasta entre as etapas. Na ficha, anote profissional, convênio e data limite do retorno, e crie tarefas para cada recepcionista. Fluxos podem mover o contato de etapa: quem escolhe "Agendar" no menu já cai em "Novo contato".
No Grátis, o CRM tem 1 quadro com 3 etapas: "Novo contato", "Agendado" e "Aguardando retorno". O Pro libera quadros e etapas sem limite (um quadro por especialidade, se fizer sentido) e etiquetas por convênio ou profissional.
Erros comuns no quadro da clínica
- Um quadro por recepcionista.O paciente é da clínica, não de quem atendeu; use um quadro só e anote o responsável.
- Esquecer de mover depois da consulta.Quem foi atendido com pedido de exames precisa ir para a etapa 3 no mesmo dia.
- Lista de espera sem período preferido.Sem essa anotação, a recepção liga para quem só pode à tarde quando abre vaga de manhã.
- Usar o nome do exame ou diagnóstico como etiqueta.Prefira a especialidade; o resto é prontuário.
Rotina da recepção
- Abertura: responda "Novo contato" por ordem de chegada.Quem escreveu à noite espera desde ontem.
- Meio da manhã: confira a agenda de amanhã.As confirmações estão programadas?
- Cada falta ou desmarcação: abra "Lista de espera".Chame o primeiro da fila daquele profissional.
- Fim do dia: olhe "Aguardando retorno".Quem tem prazo vencendo esta semana?
- Uma vez por mês: abra "Acompanhamento".Os lembretes anuais de quem fez check-up no mesmo mês do ano passado estão programados?
Cada paciente na etapa certa
Monte o quadro da recepção na Manylead e veja quem precisa de mensagem hoje, ao lado do WhatsApp Web.
Instalar extensãoGrátis pra começar. Funciona no WhatsApp Web, no número que você já usa.
Perguntas frequentes
O CRM substitui o sistema de agenda da clínica?
Não. A agenda e o prontuário continuam no sistema da clínica. O CRM organiza as conversas do WhatsApp e mostra quem precisa de mensagem.
Dá para separar por especialidade?
Sim. No Pro, use etiquetas por especialidade ou um quadro para cada uma.
Várias recepcionistas veem o mesmo quadro?
Os dados ficam no navegador de cada computador. Para usar o mesmo quadro em outro computador, faça o backup e importe lá.
A Manylead lê as conversas?
Não. A Manylead não lê nem guarda as conversas.