CRM no WhatsApp para advogado: da triagem ao cliente com processo

Etapa 1: Triagem

Quem acabou de chamar. Anote a área e se há prazo correndo. Quem tem audiência ou citação vai para o topo; quem é de área que você não atende recebe uma resposta respeitosa e sai do quadro.

Etapa 2: Consulta marcada

Tem data. Crie a tarefa da consulta e outra para a véspera (confirmar e lembrar documentos). Anote no card o resumo do relato para não perguntar duas vezes.

Etapa 3: Proposta enviada

Depois da consulta, com a proposta de honorários enviada. Coloque o valor no card: a soma da coluna mostra o que está em negociação. Uma tarefa para 3 dias depois lembra do único retorno.

Etapa 4: Cliente ativo

Contrato assinado. Marque como ganho e anote o número do processo, a Vara e a próxima data relevante (audiência, prazo). Crie uma tarefa de atualização a cada 30 ou 60 dias. Quando o caso encerrar, mova para fora do quadro ou para um quadro de casos encerrados.

O que registrar em cada card

• Área e número do processo.Para achar rápido quando o cliente perguntar.
• Próxima data.Audiência, prazo, perícia.
• Documentos pendentes.O que falta e desde quando.
• Última atualização enviada.Para saber quem está há muito tempo sem notícia.

Tarefas que todo escritório deveria ter

• Confirmar consulta.Na véspera.
• Retorno da proposta.3 dias depois do envio, uma vez.
• Lembrete de audiência.2 dias antes, com orientações.
• Atualização periódica.A cada 30 a 60 dias para cada cliente ativo.

Como montar o quadro na Manylead

O CRM da Manylead fica ao lado da conversa do WhatsApp Web. Você cria o quadro "Escritório" com as etapas acima e arrasta o card conforme o atendimento anda. Ao abrir a conversa, a ficha mostra a etapa, as anotações e as tarefas daquele cliente.

No Grátis, o CRM tem 1 quadro com 3 etapas; dá para começar com Triagem, Consulta marcada e Cliente ativo. No Pro, quadros e etapas sem limite e etiquetas por área (trabalhista, família, consumidor). As tarefas do dia aparecem no Início: de manhã você vê quem precisa de retorno hoje. Os dados ficam no navegador e a Manylead não lê nem guarda as conversas.

Secretaria e advogado no mesmo quadro

Em escritório pequeno, quem faz a triagem e marca a consulta costuma ser a secretaria, e quem manda a proposta e atualiza o processo é o advogado. Com a licença valendo em até 4 computadores no mesmo número, os dois enxergam o mesmo quadro: a secretaria move o card para "Consulta marcada" e o advogado já encontra o resumo do relato nas anotações, sem precisar perguntar de novo ao cliente.

Erros comuns na organização do escritório

• Depender da memória para atualizar o cliente.Quem não recebe notícia acha que o caso parou.
• Documentos espalhados no histórico.Anote no card o que já chegou e o que falta.
• Misturar triagem com cliente ativo.Quem paga honorários precisa de prioridade clara.