Para psicólogo
CRM para psicólogos no WhatsApp: as etapas do paciente e o que fazer em cada uma
As etapas do primeiro contato à alta, sem nada clínico fora do prontuário.
Um CRM para psicólogos no WhatsApp organiza as conversas em 5 etapas: primeiro contato, primeira sessão marcada, em terapia, pausa e alta. Ele não substitui o prontuário e não guarda nada clínico: serve para você saber quem está esperando resposta, quem tem sessão marcada, quem pediu para pausar e quem combinou um acompanhamento depois da alta. A seguir, cada etapa e a ação que ela pede.
Cinco etapas e o que fazer em cada uma.
Primeiro contato
Quem escreveu pedindo informação e ainda não marcou. Ação: responder no mesmo dia, explicar como funciona e oferecer horários. Sem resposta, um único lembrete em 2 a 3 dias. Depois disso, mova para "Não marcou" e não chame mais.
Horários disponíveis
Oi, [nome]. Segui com estes horários disponíveis, caso queira começar: [dia] às [horário] e [dia] às [horário]. Quando quiser, é só me chamar.
Primeira sessão marcada
Data marcada, contrato enviado. Ação: confirmar, mandar endereço ou link, contrato terapêutico em PDF e agendar o lembrete da véspera. Anote na ficha o formato (online ou presencial) e se é valor social.
Confirmação
Primeira sessão confirmada, [nome]: [dia], [data] às [horário], [endereço ou online]. Te mando agora o contrato com as combinações sobre faltas e pagamento.
Em terapia
Pacientes com horário fixo semanal ou quinzenal. Ação: só administrativo, como remarcações, recibo do mês e aviso de recesso. Na ficha, guarde o horário fixo e a forma de pagamento. Duas faltas seguidas pedem uma mensagem perguntando se o horário ainda funciona.
Recibo do mês
Oi, [nome]! Segue o recibo das sessões de [mês], com CRP, datas e valores.
Pausa
O paciente pediu para pausar ou parou de vir. Ação: respeitar. Se não houve conversa de encerramento, uma única mensagem depois de 30 a 45 dias deixando a porta aberta. Crie uma tarefa para decidir isso, em vez de programar um envio.
Porta aberta
Oi, [nome]. Passando só para deixar a porta aberta: se quiser retomar, ou ter uma sessão para fechar esse ciclo, é só me chamar. Respeito o seu tempo.
Alta
Processo encerrado de forma combinada. Ação: se vocês acertaram uma sessão de acompanhamento depois de alguns meses, agende o lembrete com a data. Fora isso, nenhuma mensagem. A alta é uma conquista do paciente, não uma lista de reativação.
Acompanhamento combinado
Oi, [nome]! Como combinamos, estou lembrando da sessão de acompanhamento. Se quiser marcar, tenho [dia] às [horário].
Como montar esse quadro na Manylead
O CRM da Manylead fica ao lado da conversa no WhatsApp Web: cada contato vira um card que você arrasta entre as etapas sem sair do chat. Na ficha você guarda o horário fixo, o formato e a forma de pagamento, e cria tarefas como "enviar recibo de outubro".
No Grátis, o CRM tem 1 quadro com 3 etapas, suficiente para "Primeiro contato", "Sessão marcada" e "Em terapia". O Pro libera etapas sem limite e etiquetas, úteis para separar online e presencial, adolescente e adulto, valor social e valor integral.
O que não vai para o CRM
- Hipótese diagnóstica, queixa ou qualquer anotação clínica.Isso é prontuário.
- Nome do contato com informação sensível ("Ana - ansiedade").Use só nome e, se precisar diferenciar, o horário fixo ("Ana - qua 18h").
- Mensagens copiadas da conversa para a ficha.A ficha guarda dados que você digita, como forma de pagamento e dia do recibo; o que o paciente escreveu continua só no WhatsApp.
- Etiquetas que revelem o motivo da terapia.
- Anotações sobre terceiros citados nas sessões.
Rotina de 5 minutos por dia
- Responda quem está em "Primeiro contato" desde ontem.
- Confira se as primeiras sessões de amanhã têm lembrete programado.
- Em "Em terapia", veja quem faltou na semana e precisa de mensagem.
- No fim do mês, mande os recibos de quem está em terapia.
- Uma vez por mês, olhe a etapa "Pausa": há alguém com 30 dias sem contato e sem conversa de encerramento? Decida com calma se cabe a mensagem de porta aberta.
Cada paciente na etapa certa
Monte o quadro do consultório na Manylead e veja quem espera resposta hoje, ao lado do WhatsApp Web.
Instalar extensãoGrátis pra começar. Funciona no WhatsApp Web, no número que você já usa.
Perguntas frequentes
Psicólogo pode usar CRM?
Pode, para organizar o administrativo: contato, agenda, pagamento. Dados clínicos ficam no prontuário, fora do WhatsApp.
Quantas etapas usar?
Três já resolvem: Primeiro contato, Sessão marcada e Em terapia. É o que cabe no Grátis; depois você inclui Pausa e Alta no Pro.
Onde ficam os dados do CRM?
Ficam salvos no seu navegador. A Manylead não lê nem guarda as conversas.
A secretaria pode usar o mesmo quadro?
A licença é por número e vale em até 4 computadores. Para levar os dados para outro computador, faça o backup e importe lá.